إعداد لائحة داخلية لشركات الصرافة والتحويلات المالية في اليمن

الصندوق والخزينة

فتح وإغلاق الصناديق، الجرد، حدود العهد النقدية، تسليم المفاتيح، الفروقات النقدية، ومسؤولية أمين الصندوق.

الحوالات والعمليات

إرسال الحوالات وصرفها وتعديلها وإلغاؤها، مراجعة البيانات، توثيق العملية، ومعالجة الأخطاء والتسويات.

العملاء والامتثال

التحقق من هوية العميل، حفظ المستندات، الإبلاغ عن العمليات المشتبه بها، والالتزام بإجراءات مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب.

أسعار الصرف والسيولة

صلاحية اعتماد الأسعار وتحديثها، إدارة السيولة، تغذية الفروع، والتحويل الآمن للنقد بين الصناديق والخزائن والفروع.

الأنظمة والبيانات

حسابات المستخدمين وكلمات المرور والصلاحيات وسجلات العمليات والنسخ الاحتياطي وسرية بيانات العملاء.

الفروع والرقابة الداخلية

التقارير اليومية، المطابقات، التسويات بين الفروع، المراجعة المفاجئة، رفع المخالفات، واستمرارية العمل والطوارئ.

الفصل الأول

التعاريف والأحكام العامة.

الفصل الثاني

الحوكمة والصلاحيات والتفويض.

الفصل الثالث

نظام التوظيف والتعيين وعقود العمل.

الفصل الرابع

نظام أوقات العمل والحضور والعمل الإضافي.

الفصل الخامس

نظام الإجازات.

الفصل السادس

لائحة الأجور والمرتبات والبدلات والاستحقاقات القانونية.

الفصل السابع

تقييم الأداء والترقيات والحوافز.

الفصل الثامن

نظام التأهيل والتدريب.

الفصل التاسع

الواجبات والمحظورات والسرية وتعارض المصالح.

الفصل العاشر

نظام الأمن والسلامة والصحة المهنية والطوارئ.

الفصل الحادي عشر

النظام المالي والمشتريات والعهد والأصول.

الفصل الثاني عشر

أمن المعلومات وحماية البيانات واستخدام الأنظمة.

الفصل الثالث عشر

الشكاوى والتظلمات والتحقيقات.

الفصل الرابع عشر

لائحة المخالفات والجزاءات الإدارية.

الفصل الخامس عشر

انتهاء الخدمة والتسوية النهائية.

الملحق (أ)

جدول الأحكام والنسب والمبالغ القانونية.

الملحق (ب)

النصوص القانونية المرجعية.

الفصل السادس عشر

النماذج الإدارية المعمول بها.

الفصل السابع عشر

هيكل الرقابة الداخلية والفصل بين الصلاحيات واعتماد العمليات المالية.

الفصل الثامن عشر

إدارة الصناديق والخزائن والعهد النقدية والجرد والفروقات.

الفصل التاسع عشر

تنظيم الحوالات المالية وإجراءات الإرسال والصرف والتعديل والإلغاء.

الفصل العشرون

التحقق من العملاء وحفظ السجلات والإبلاغ عن العمليات المشتبه بها.

الفصل الحادي والعشرون

إدارة أسعار الصرف والسيولة والتحويلات النقدية بين الفروع.

الفصل الثاني والعشرون

أمن الأنظمة والصلاحيات الإلكترونية وحماية بيانات العملاء واستمرارية العمل.

الفصل الثالث والعشرون

مطابقة الحسابات والتسويات والتقارير اليومية والتفتيش والمراجعة الداخلية.

نطاق الترخيص وحوكمة النشاط

تطبق اللائحة على بيع وشراء النقد الأجنبي والحوالات والأعمال الداخلة في الترخيص. تحتفظ الشركة بسجل مركزي للتراخيص وتجديداتها وتصاريح الفروع والتعاميم، ولا تمارس خدمة أو وسيلة دفع خارج نطاق الترخيص والموافقات الواجبة. تعتمد الإدارة مصفوفة صلاحيات تفصل بين إدخال العملية واعتمادها وصرفها ومراجعتها.

الصندوق والعملات وأسعار الصرف

تعلن الفروع أسعار شراء وبيع العملات في مكان ظاهر، ويثبت وقت سريان كل سعر وهوية المعتمد. تقيد كل عملية بوقتها وعملتها ومبلغها وسعرها وقيمتها المقابلة ورقم مستندها والمنفذ والمعتمد، وتسلم النقدية بعهدة محددة مع جرد بداية الوردية ونهايتها وعند نقل العهدة.

تثبت الفروقات بمحضر ولا تسوى من أموال العملاء أو بقيود صورية، ولا تنقل النقدية بين الخزائن والفروع إلا بمحضر يحدد المبلغ والعملة والأكياس والأختام والمسؤولين. وتفحص الورقة المشتبه بها وتحال وفق التعليمات دون اتهام حاملها.

الحوالات وتسوية حقوق العملاء

تسجل عند إرسال الحوالة بيانات المرسل والمستفيد ووسيلة التحقق والمبلغ والعملة وبلد ومكان الإرسال والاستلام ورقم التتبع والوكيل عند الاقتضاء. لا تصرف الحوالة إلا بعد التحقق من حالة العملية وهوية المستفيد ومبلغ الاستحقاق، مع منع الصرف المكرر.

تتم إجراءات الرفض والتعديل والإلغاء والاسترجاع والتعويض بمحضر مرتبط بأصل العملية وسبب الإجراء وموافقة المعتمد، وتراقب الشركة معلقات الحوالات وتسويات الوكلاء وأرصدة العملاء، مع فصل أموال العملاء عن مصروفات الشركة.

اعرف عميلك ومكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب

تتحقق الشركة من هوية العميل الطبيعي وممثل الشخص الاعتباري والمستفيد الحقيقي وصحة البيانات، وتحدد الغرض وطبيعة العلاقة وتصنف مخاطر العملاء والخدمات والقنوات والمناطق. تطبق العناية المعززة عند ارتفاع المخاطر وتحدث الوثائق وفق التشريعات والتعليمات.

تحفظ وثائق الهوية وسجلات العمليات للمدة القانونية، ويبلغ الموظف مسؤول الامتثال فورًا بمؤشرات الاشتباه ليجري الفحص والإخطار الرسمي عند قيام موجبه، ويحظر تنبيه العميل أو إفشاء البلاغ. تنفذ أوامر التجميد والقوائم الملزمة وتدرب العاملين وتراجع الضوابط مستقلًا.

التقارير والأنظمة والشكاوى والمساءلة

تعد الشركة التقارير الرقابية في مواعيدها وحقولها، وتمكن جهات الرقابة من الاطلاع على السجلات. تمنح صلاحيات الأنظمة باسم مستخدم مستقل، وتحفظ سجلات الدخول والتغييرات والنسخ الاحتياطية، ويثبت انقطاع الشبكة أو اختراق البيانات أو الخطأ المؤثر بمحضر حادث.

تستقبل شكاوى العملاء برقم وتاريخ ووسيلة تواصل، ويرد عليها موظف غير منفذ للعملية خلال المدة المعتمدة، مع بقاء حق العميل في التصعيد. وتراجع الإدارة هذه الإضافة ونماذجها عند تغير الترخيص أو التعليمات، ويقدم النموذج الرسمي للجهة الرقابية عند إلزامها به.

النموذج 1

استمارة طلب وظيفة.

النموذج 2

استمارة بيانات مرشح للوظيفة.

النموذج 3

إقرار صحة البيانات المقدمة.

النموذج 4

نموذج ضمانة تجارية.

النموذج 5

نموذج مطابقة ضمانة تجارية.

النموذج 6

عقد عمل.

النموذج 7

قرار تعيين.

النموذج 8

قرار مباشرة عمل.

النموذج 9

طلب إجازة.

النموذج 10

تصريح خروج أثناء الدوام.

النموذج 11

سجل حضور وانصراف.

النموذج 12

تقرير الغياب والتأخير والإجازات.

النموذج 13

استمارة تقييم الأداء الوظيفي.

النموذج 14

خطة تدريب وتأهيل.

النموذج 15

تسليم عهدة عينية.

النموذج 16

تسليم جهاز حاسوب.

النموذج 17

تسليم مفاتيح أو بطاقة دخول.

النموذج 18

محضر تسليم واستلام صندوق أو وردية.

النموذج 19

محضر جرد صندوق وإثبات فائض أو عجز نقدي.

النموذج 20

نموذج اعتماد أو تحديث سعر صرف.

النموذج 21

كشف الإغلاق والتسوية اليومية للصندوق.

النموذج 22

كشف مطابقة وتسوية حسابات الفروع.

النموذج 23

محضر فتح أو إغلاق خزينة وتسليم مفاتيحها.

النموذج 24

طلب سلفة نقدية.

النموذج 25

طلب صرف عهدة نقدية.

النموذج 26

استمارة تصفية عهدة نقدية.

النموذج 27

أمر نقل نقد بين الصندوق والخزينة أو الفروع.

النموذج 28

طلب تعديل أو إلغاء حوالة مالية.

النموذج 29

قسيمة صرف راتب.

النموذج 30

كشف راتب.

النموذج 31

إقرار استقطاع من الأجر.

النموذج 32

تعهد سرية المعلومات.

النموذج 33

نموذج التحقق من هوية العميل وحفظ مستنداته.

النموذج 34

بلاغ داخلي عن عملية مالية مشتبه بها.

النموذج 35

تقرير خطأ تشغيلي أو واقعة مالية.

النموذج 36

تصريح عمل إضافي.

النموذج 37

تكليف بعمل ليلي أو وردية.

النموذج 38

إقرار بالاطلاع على اللائحة.

النموذج 39

لفت نظر كتابي.

النموذج 40

إنذار كتابي.

النموذج 41

محضر تحقيق إداري.

النموذج 42

قرار جزاء إداري.

النموذج 43

طلب تظلم.

النموذج 44

قرار إنهاء خدمة.

النموذج 45

إخلاء طرف داخلي.

النموذج 46

إخلاء طرف خارجي.

النموذج 47

محضر تسليم واستلام وظيفة.

النموذج 48

كشف جرد الأصول.

النموذج 49

محضر نقص أو تلف عهدة.

النموذج 50

قرار نقل إداري.

النموذج 51

قرار تثبيت وظيفي.

النموذج 52

شهادة خبرة وقطع علاقة عمل.

النموذج 53

طلب استقالة.

النموذج 54

تسوية مستحقات نهاية الخدمة.

النموذج 55

استكمال وثائق وظيفية ناقصة.

النموذج 56

استمارة محتويات ملف وظيفي.

النموذج 57

تقييم فترة الاختبار.

النموذج 58

إفصاح تعارض مصالح.

النموذج 59

إبلاغ عن مخالفة أو شبهة.

النموذج 60

محضر اجتماع إداري.

النموذج 61: سجل الترخيص والفروع والتعاميم

أثبت مسؤول متابعة الترخيص أن بيانات الفرع والتراخيص والتعاميم نقلت من ملف الشركة، وروجعت مستنداتها وتواريخ سريانها.

يرفق النموذج نسخ التراخيص والتجديدات وموافقات المواقع والتعاميم، مع إثبات تاريخ تبليغ كل فرع والمسؤول عن المتابعة.

النموذج 62: استمارة التعرف على عميل فرد

يقر العميل بصحة بيانات هويته وعنوانه والغرض من التعامل، وبأن المستندات المقدمة تخصه، وتستكمل بيانات المستفيد الحقيقي ومصدر الأموال عند الاقتضاء.

يثبت الموظف الاطلاع على وثيقة الهوية ومطابقة بياناتها ونتيجة التحقق وتاريخه، ولا يعد توقيع العميل وحده اكتمالًا لإجراءات التحقق قبل اعتماد الموظف المختص.

النموذج 63: استمارة التعرف على عميل اعتباري ومستفيد حقيقي

يقر ممثل الشخص الاعتباري بصحة مستندات التأسيس والتفويض وبيانات الأشخاص الطبيعيين ذوي الملكية أو السيطرة الفعلية.

تستكمل الشركة التحقق من هوية الممثل وصفته والمستفيد الحقيقي، وترفق مستندات السجل والتأسيس والتفويض ووثائق التحقق.

النموذج 64: تقييم مخاطر العميل والمعاملة

يثبت معد التقييم أن تصنيف المخاطر استند إلى البيانات والوثائق وطبيعة الخدمة والبلد وقناة التعامل، مع قيد أسباب التصنيف وإجراءات العناية المطلوبة.

تسجل النتيجة الإجمالية والعناية الإضافية وموعد إعادة التقييم، ولا يعد ارتفاع درجة الخطر بذاته إثباتًا لمخالفة أو جريمة.

النموذج 65: طلب وسند بيع أو شراء عملة أجنبية

يثبت الصراف نوع العملة والمبلغ وسعر الصرف المعروض والرسوم قبل قيد التسليم والاستلام الفعليين.

يقر العميل بتسلم المقابل المبين في السند، ولا يعتمد السند قبل استكمال السعر والرسوم ورقم العملية والتوقيعات.

النموذج 66: سجل اعتماد أسعار الصرف اليومية

يثبت مسؤول التسعير أسعار الشراء والبيع ووقت سريانها، وتعرض الأسعار المعتمدة للعملاء في مكان ظاهر بالفرع.

يوثق كل تغيير لاحق في قيد مستقل يبين وقته وهوية المعتمد، ولا يطبق على العميل غير السعر الفعلي المعروض وقت تنفيذ معاملته.

النموذج 67: طلب إرسال حوالة مالية

يقر مرسل الحوالة بصحة بياناته وبيانات المستفيد والجهة المقصودة، وباطلاعه على المبلغ والعملة والرسوم قبل تنفيذ الطلب.

بعد قبول العملية وتسليم المبلغ يثبت رقم الحوالة ووقت إرسالها ونسخة السند، مع استكمال التحقق من الهوية وبيانات المستفيد.

النموذج 68: سند صرف حوالة مالية للمستفيد

يثبت الموظف هوية المستفيد وحالة الحوالة وعدم سبق صرفها، ويحدد المبلغ المستحق والرسوم قبل إثبات المبلغ المدفوع فعليًا.

يقر المستفيد بتسلم المبلغ بعد العد والمطابقة، ولا يثبت الاستلام بمجرد طباعة السند دون تعبئة خانة الصرف وتوقيع المستفيد أو بصمته.

النموذج 69: محضر فتح وإقفال صندوق الصرافة

يثبت أمين الصندوق والمراجع عد النقدية عند فتح الصندوق وإقفاله ومقارنة الموجود الفعلي بالسجلات لكل عملة.

يثبت سبب أي فرق وإجراءات معالجته، ولا تسوى الفروقات بقيد محاسبي أو من أموال العملاء دون مستند وموافقة مخولة.

النموذج 70: محضر نقل وتسليم نقدية بين الخزنة والفروع

يثبت تسليم النقدية بين المواقع عبر وسيلة النقل المحددة، ومعاينة الأكياس والأختام وعد المبلغ وقت التسليم والاستلام.

يوقع المسلم والمرافق والمستلم على المبلغ وحالة الأختام، ويثبت أي اختلاف فور ظهوره بمحضر مستقل.

النموذج 71: محضر عملة مشتبه في صحتها

يثبت أوصاف الورقة النقدية ورقمها التسلسلي وملابسات عرضها عندما تظهر علامات تستدعي الفحص، دون الجزم بتزويرها أو اتهام حاملها.

توثق كيفية حفظ الورقة أو إحالتها إلى الجهة المختصة وفق التعليمات النافذة، ويوقع القائمون على ما شاهدوه فقط.

النموذج 72: مذكرة إبلاغ داخلي سري عن عملية مشتبه بها

يرفع الموظف البلاغ الداخلي إلى مسؤول الامتثال عن الوقائع والمؤشرات والمستندات المؤيدة دون الجزم بارتكاب العميل جريمة.

يعرض البلاغ بسرية لاتخاذ إجراء الإخطار الرسمي عند قيام موجبه، ويحظر تنبيه العميل أو إفشاء إجراء الفحص ويحفظ الملف منفصلًا.

النموذج 73: محضر فحص قوائم العقوبات والأوامر الملزمة

يثبت الفاحص الاسم والبيانات المميزة ومعيار البحث وتاريخ القوائم والنتيجة الأولية عند فحص القوائم والأوامر الملزمة.

لا يعد تشابه الاسم وحده تطابقًا مؤكدًا؛ يستكمل مسؤول الامتثال التحقق ويوثق القرار ورقم الأمر والجهة والإجراء المتخذ.

النموذج 74: كشف تسوية الحوالات مع الوكيل أو البنك

يثبت معد التسوية مطابقة بيانات الحوالات والأرصدة مع كشف الوكيل أو البنك، ويدرج الفروق والمعلقات بأرقام العمليات وتواريخها.

تبين أسباب الفروق وأعمار المعلقات والمسؤول عن متابعتها، ولا تجري تسوية أو شطب دون مستند واعتماد مستقل.

النموذج 75: طلب تعديل أو إلغاء أو استرجاع حوالة

يقر طالب الإجراء بصحة بيانات الحوالة الأصلية وصفته وسبب طلب تعديلها أو إلغائها أو استرجاعها.

لا يعد تقديم الطلب بذاته إلغاءً أو استردادًا؛ تثبت حالة الصرف وموافقة الجهة والقيد العكسي والمبلغ الذي رد فعليًا إن وجد.

النموذج 76: سجل شكاوى العملاء وقرارات المعالجة

تقيد شكوى العميل برقم وتاريخ ووسيلة تواصل وموضوع العملية، وتحال للمراجعة والتحقق دون تغيير الوقائع التي أوردها العميل.

يثبت القرار وتاريخ إبلاغ العميل ووسيلته، ولا يحول إغلاق القيد دون حق العميل في التظلم أو التصعيد وفق القواعد النافذة.

النموذج 77: محضر حادث تقني أو انقطاع شبكة الحوالات

يثبت الحادث التقني أو انقطاع الخدمة والأنظمة والفروع المتأثرة والعمليات المعلقة ورقم بلاغ الدعم وسجل الأحداث.

بعد عودة الخدمة تثبت مطابقة القيود وحالة الحوالات ويختبر عدم تكرار العملية أو صرفها مرتين، مع إرفاق سجلات النظام.

النموذج 78: سجل تدريب موظفي الصرافة والامتثال

يثبت موضوع التدريب ووقته ومادته وحضور الموظفين ونتيجة التقييم أو الاستيعاب بحسب الوسيلة المستخدمة.

لا يعد إدراج الاسم دليلًا على الحضور دون توقيع أو إثبات بديل، وترفق مادة التدريب ومحضر التقييم وملاحظات التحسين.

النموذج 79: سجل التقارير الرقابية والمراسلات الواردة

يثبت ورود المخاطبات أو إعداد التقارير ومرجع كل منها والجهة المختصة وقناة الإرسال والموعد المحدد.

لا يعد إعداد التقرير وحده دليلًا على وصوله؛ يرفق إثبات التسليم ويثبت أي استكمال أو تصحيح وحالة إغلاق الطلب.

النموذج 80: سجل فحص فرع الصرافة وسلامة الضوابط

يثبت فحص الترخيص والأسعار والصندوق والحوالات وملفات الهوية والبلاغات والصلاحيات بحسب السجلات والمستندات والمعاينة الفعلية.

يسلم مدير الفرع نسخة الملاحظات ويحدد لكل إجراء تصحيحي مسؤولًا وموعد متابعة، ثم يثبت الإغلاق بعد التحقق من دليل التنفيذ.