لائحة داخلية تنظّم العمل وتحمي السرية المالية

لأن مكتب المحاسبة يتعامل مع بيانات مالية وملفات عملاء وتقارير ومواعيد حساسة، وتساعد اللائحة المخصصة على تحديد الصلاحيات ومسؤوليات الموظفين وقواعد السرية والحفظ والمراجعة والتسليم.

تنظم التوظيف والدوام والإجازات والمهام، واستلام ملفات العملاء وحفظها، وصلاحيات الاطلاع والتعديل والإرسال، ودورة إعداد التقارير ومراجعتها، واستخدام الأجهزة والبريد، والمخالفات والجزاءات.

تحدد اللائحة الأشخاص المخولين بالوصول إلى الملفات، وقواعد استخدام البيانات ونسخها وإرسالها وحفظها، والتعامل مع كلمات المرور والأجهزة، وتسليم الملفات عند انتهاء مهمة الموظف أو خدمته.

يطلب عادة اسم المكتب ونوع الخدمات وعدد الموظفين والوظائف والفروع ومواعيد العمل، وطريقة استلام الملفات وحفظها ومراجعة التقارير واعتمادها، والبرامج والأجهزة المستخدمة، وأي نماذج أو سياسات حالية.

يمكن أن تشمل نماذج تسليم واستلام الملفات والعهد، وتعهد السرية، وتوزيع المهام، ومراجعة التقارير، والتنبيه والتحقيق والتظلم، بحسب نطاق الخدمة المتفق عليه.

يمكن إعداد اللائحة في ملف Word منسق وقابل للتعديل باسم المكتب وخدماته وفروعه، وفق البيانات المقدمة ونطاق الخدمة المتفق عليه.